営業秘密・情報漏洩対策

私は中小企業の社長です。社員には社外秘と社内秘があると説明していますが、実際には区別できていません。具体的にどのような対策が必要でしょうか？

中小企業でも法律上、社外秘と社内秘の区別が必要とされています。社外秘とは、一定の情報について、その情報を取得した企業・団体・個人等に対して秘密を保持させ、使用について制限を課すことであり、製品の開発・製造技術、営業ノウハウ、お客様情報等が該当します。一方、社内秘とは、内部でのみ知られる情報であり、特に外部に公開する必要のない情報を指します。社内秘と社外秘について、以下に具体的に対策を述べます。



【社外秘について】



社外秘に該当する情報に関しては、以下の対策が必要です。



１．重要な情報については、取扱い規程を策定すること

社外秘に該当する情報（製品の開発・製造技術、営業ノウハウ、お客様情報等）に関しては、社内で徹底的に秘密を守る必要があります。そのため、社内で取扱う情報については取扱い規程を策定することが望ましいです。取扱い規程には、どのような情報が秘密情報に該当するか、秘密情報の管理方法や取扱い方針、取引先担当者の取り扱い方法等詳しく明記することが必要です。



２．秘密保持契約の締結

社外秘に該当する情報を、外部に提供することがある場合は、秘密保持契約を締結することが必要です。契約書には、秘密保持の期間、秘密情報の使用目的、秘密情報の返却について等が明文化されることが望ましいです。



３．社外秘の管理

社外秘に該当する情報は、外部からの盗聴・盗難・漏洩等からしっかりと守る必要があります。情報の大切さを徹底的に認識させ、社員が秘密を守ることを常に心がけるようにすることが必要です。また、社外秘情報は、電子的なデータ管理システムを導入して、アクセス制限等を設定し、不正アクセスや漏洩の防止に努めることが望ましいです。



４．社員への教育

社外秘に該当する情報管理に不備があった場合、企業として不利益となることがあります。そのため、社員には、情報に関する法律や取り扱いについての教育を徹底することが必要です。特に、取引先担当者や外交交渉の担当者等は、社外秘に関する知識を持っていることが望ましいです。



【社内秘について】



社内秘に該当する情報は、取扱いに注意する必要があります。以下の対策が必要です。



１．社内秘に該当する情報についての取り扱い

社内秘に該当する情報については、管理的に徹底することが必要です。特に、取引や契約などの重要事項に関する情報は、社外に漏洩することで企業に大きな損害をもたらすことがあります。そのため、必要な社員のみに情報を伝えるようにして、秘密保持に努めることが望ましいです。



２．社内秘情報の管理

社内秘に該当する情報は、社内でしっかりと管理する必要があります。特に、パスワードの管理や機密文書の管理には、細心の注意が必要です。必要書類等には、必要最低限の情報を掲載し、外部に漏れることのないようにすることが望ましいです。また、PC等の情報端末は、データ消去の方法を明確化し、情報漏洩を防ぐことが必要です。



３．社員への教育

社内秘情報は、社内でのみ飛び交う情報であるため管理が難しく、他社に漏洩する可能性もあります。そのため、情報に関する法律や取り扱いについての教育を徹底することが必要です。また、データ消去等、秘密の保持や管理方法についても社員に指導することが必要です。



以上が、社外秘と社内秘についての対策です。社外秘については、契約書の締結や社員への教育、社外秘情報の管理に加え、情報管理システムの導入も必要になる場合があります。社内秘については、必要な社員のみに情報を伝えるようにし、情報端末の管理やデータ消去手順を明確化することも必要です。企業として、秘密情報の保持と管理を徹底することで、不必要な損害を防止することができます。