営業秘密・情報漏洩対策

社内のパスワード管理に不備があることが判明し、営業秘密が漏洩する可能性がある。どのように対策すればよいか相談したい。

はじめに、社内で秘密情報が漏洩する可能性がある事態は非常に深刻な問題です。企業の営業秘密は競合他社にとってもっとも重要な情報であり、漏洩した場合には、企業の業績に大きな影響を与える可能性があります。そのため、問題が発生してしまった場合には、迅速に対策を講じる必要があります。

社内のパスワード管理に不備がある場合には、まずは社内のセキュリティプランを見直すことが重要です。各従業員が使用するパスワードの長さや複雑性、定期的な変更の頻度、パスワード保管場所、アカウントの利用権限など、セキュリティ面における問題点を再確認し、問題点を洗い出していく必要があります。

また、社内におけるパスワード管理においては、以下のような手順を踏むことが望ましいとされています。

（1）適切なパスワードポリシーを設定する

社内で使用するパスワードの基準を明確にし、適切なポリシーを設定して、各従業員がその基準に従ってパスワードを作成するように指導することが重要です。パスワードは、英数字や記号を組み合わせて十分な長さのものにするべきで、かつ、定期的に変更を行うことが望ましいとされています。

（2）セキュリティクエスチョンを設定する

忘れた場合に備えて、各アカウントにセキュリティクエスチョンを設定することが望ましいです。クエスチョンは、当該アカウントの従業員が答えられるような問いで設定するべきです。

（3）パスワードを保管する場所を指定する

パスワードは、適切な場所に保管することが重要です。従業員ごとのパスワードが記載されたリストを、指定した物理的な場所や、パスワードマネージャといったセキュアなソフトウェアを利用することが望ましいです。

（4）適切な権限を設定する

社内のアカウントには、利用権限の設定がされていることが望ましいです。アカウントに付与された権限に応じて、重要な情報にアクセスできる従業員が限られるようにすることで、情報漏洩のリスクを低減することができます。

これらの手順に加えて、漏洩被害に対しては、スパムフィルターやネットワーク監視ツールを導入することで、機密情報が外部に出る可能性を減らし、社内のセキュリティをより強化することができます。

情報漏洩防止については、日本国政府も、企業が情報漏洩に関する措置を十分に講じることを求めており、2022年4月からは新たな法改正が予定されています。「社員の業務上の必要性に即して適切な措置を講じているか」を評価することも審査項目となり、国として情報漏洩防止に対する取り組みの重要性が認識されています。

したがって、いかにパスワードに注意していても、必ずしも漏洩を防止できるとは限りません。社内での業務の遂行上、必要な人物には情報を開示しなければならないこともあり、漏れる可能性は否めません。そのため、外部からの侵入や漏洩に対する備えを整備することが重要です。

情報漏洩防止における最も重要な要素は、常にリスクマネジメントを行い、定期的にセキュリティ対策を見直すことです。リスクの低減するためには、社員に対して意識向上教育を行うことも重要です。具体的には、不審なメールやSNS、ウェブサイトに不用意にアクセスしないように指導すること、社内外を問わず不適切な情報の共有をしないように徹底することが望ましいです。

以上のように、社内のパスワード管理には、様々な問題があることがわかりました。問題解決のためには、まずは基本的なセキュリティ対策を見直し、各従業員に対して指導を行うことが必要です。また、漏洩された情報が外部に流入した場合に備えて、すぐに対応できるような緊急対応策の構築や、定期的なリスクマネジメントが必要です。情報漏洩は極めて重大な問題ですが、定期的な対策を講じることで、予防・発見・対応についてしっかりと対応することができます。