営業秘密・情報漏洩対策

退職者が自社の顧客リストを持っていった疑いがある。退職届の際に調査を実施する場合、その調査方法について相談したい。

退職者が自社の顧客リストを持っていった場合、企業の関心事は自社の機密情報の漏洩や市場競争上の不公正行為など、様々な問題が生じる可能性がある点につきます。このような状況下で調査を実施することは、企業の権利を保護する上で必要な手続きの一つです。

調査方法については、企業が従うべき適切な手続きがあります。また、この手続きを遵守しないと、企業が問題を解決する上でさらなる問題を引き起こす可能性があります。

一般的に、退職者の調査においては、次の2つの発展形式があります。

1.基本的な調査手順

2.裁判手続の要件に従った調査手順

基本的な調査手順に従う場合、企業は多人数によるケースになり、抜き打ちの調査を行うことが許されています。しかし、調査には常に一定のリスクが伴います。

これに対し、企業が裁判手続の要件に従う調査手順を取る場合、企業は、公正な調査を実施する義務があります。裁判手続の要件に従う調査手順を取る場合、次の4つのステップに沿って進める必要があります。

1.原因の特定

企業はまず、懸念材料となる適切な調査を施さなければなりません。例えば、誰が顧客リストのコピーを管理したのか、そのリストにアクセスした人物が割り出されているか、など。

2.調査の範囲の決定

企業は、懸念のある事態を明確に特定し、適切な範囲で調査を実施しなければなりません。

3.調査実施前の準備

企業は、調査実施前に検索命令・差し押さえ命令に必要な文書や情報を集める必要があります。

4.調査実施（差し押さえの勾留）及び解除

企業は、実際に差し押さえを実施し、拘留した財産がどのように保管されるかについて決めなければなりません。

如何なる場合でも、法律手続きと手続きを守る義務があります。

調査結果は単独では使用できません。収集した情報は、企業裁判を行うための基盤となる材料提供が必要であり、法的な根拠を提示しなければなりません。

企業は、退職者のプライバシーを保護する義務があり、調査手順とその手順を守ることが重要です。陰湿な調査手順や、非公開情報や職員秘密の漏洩などを処罰する法律上の問題についても注意が必要です。したがって、調査を行う際には、顧客リストの不適当な使用や漏洩にいたる原因を正確に特定する必要があります。

退職者のプライバシー保護に関する大切なポイントの1つは、調査の実施に先立ち、十分な意図を伝えることです。その上で、企業は、プライバシーに関する出席や客観性を担保する措置を含む、公正な処置に最大限配慮する必要があります。まずは、企業の法務部門に相談する必要があります。

以上を踏まえた上での通常の手続きについては、以下の通りです。

1．退職者に、企業が調査を実施すること、調査の対象、調査方法、調査が行われない場合にどのような措置が取られるかを通知し、理由を開示する必要があります。

2．調査の対象となる情報を「機密情報」として扱い、適切な保護処置を講じる必要があります。

3．退職者が企業に該当する情報を所持している場合、情報の彼/彼女から返還を要求する必要があります。

4．企業は、有能なアドバイザーに相談しながら、合法的な調査手続きを実施する必要があります。

5．退職者が調査に関して着手する前に、適切な書面によって正式に通知する必要があります。

6．調査後、企業は、調査結果の内容を対処するか、訴訟を提起することができます。