個人情報保護・情報漏洩

自社の社員が個人情報を外部に漏洩した疑いがある。証拠がないため、どうすべきかアドバイスが欲しい。

このようなケースにおいては、まずは法律的観点から考える必要があります。

個人情報の漏洩に関しては、個人情報保護法に基づいて行政処分や刑事罰が科せられる可能性があります。一方で、社員が漏洩行為を行ったことを確定するには十分な証拠が必要になります。

まずは、企業の利益や法的責任を最小限に抑えるために、以下のような対応を行うことが望ましいです。

1. 調査方法の検討

証拠を得るためには、社員の聞き取りやパソコンやスマートフォンなどのデバイスの分析などの調査が必要となります。しかし、社員のプライバシーや労働法の観点から、調査方法には制限があります。具体的には、従業員の同意を得たり、労働調査規則に基づいた適切な手続きを踏んだりする必要があります。労働調査規則には、個人情報保護法に適合する制限やルールが盛り込まれており、遵守することが求められます。

2. 法的アドバイスの取得

個人情報保護法や労働法などの関係法規に抵触しないように対応するためには、法的アドバイスを取得することが望ましいです。

3. 偽装退職などの人事措置

調査が長期化したり、証拠が得られない場合には、社員との合意の上で偽装退職してもらうなど、人事措置を取ることも重要です。ただし、手続きや条件面、特に雇用保護規程に留意する必要があります。

4. 内部監査の充実

漏洩行為を未然に防ぐためには、内部監査の充実が必要です。社員の意識啓発、情報セキュリティ対策の強化、システムの監視体制の整備などが挙げられます。

以上の対応を行うことで、企業のリスクを最小限に抑え、今後の情報漏洩を防ぐことができます。ただし、法律的には適切に対応が行われるように、専門家のアドバイスを適宜活用することが重要です。